1.Często kontaktując się telefonicznie z urzędami, administracją publiczną czy samorządową po wybraniu centrali lub numeru sekretariatu można usłyszeć komunikat:

Uprzejmie informujemy, że w celach zachowania bezpieczeństwa, podniesienia jakości obsługi klienta oraz zapewnienia bezpieczeństwa osób prowadzących rozmowę telefoniczną – rozmowa jest nagrywana.

Nie ulega wątpliwości, iż nagrywając rozmowę dana instytucja dokonuje przetwarzania danych osobowych dzwoniących petentów. Uwagę na ten fakt zwrócił Urząd Ochrony Danych Osobowych, który w listopadowym numerze Biuletynu UODO dokonał analizy takiego przetwarzania. Urząd wskazał, iż mimo że o zgodności przetwarzania z prawem będą decydowały okoliczności danego przetwarzania, tak przeprowadzona analiza prowadzi do konkluzji, iż w dotychczasowej praktyce przetwarzanie danych z nagranych rozmów jest bezpodstawne i podmioty prowadzące takie działania powinny dokonać weryfikacji czy w ich przypadku takie przetwarzanie jest możliwe.

W swojej analizie Urząd zwrócił uwagę na kilka istotnych kwestii jakie wymagają zwrócenia uwagi w wypadku chęci prowadzenia dalszego nagrywania rozmów:

• ustalenie kategorii osób jakie są objęte przetwarzaniem danych,
• cel tego przetwarzania w odniesieniu do danych osób określonej kategorii,
• ustalenie istnienia podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych.

2. Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi art. 6 RODO, dla szczególnych dany osobowych podstawą będzie art. 9 RODO. Katalog przypadków w których przetwarzanie jest zgodne z prawem jest zatem zamknięty, obejmujący jedynie przypadki o których mowa w przywołanych regulacjach.

Jak słusznie zauważył UODO obecnie najczęstszą podstawą przetwarzania danych osobowych w organach administracji jest art. 6 ust. 1 lit e oraz lit c RODO. Wskazane podstawy przetwarzania obejmują przypadki gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze(art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz gdy jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.

Jednocześnie, w tym miejscu warto przytoczyć opinię UODO w tym zakresie wskazującą iż:

3. W przedstawionej sytuacji możliwe będzie przetwarzanie w oparciu o wyrażoną przez interesanta zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) na nagrywanie. Należy jednak pamiętać o wymogach skutecznego wyrażenia zgody na jakie wskazuje art. 4 pkt. 11 RODO. Tym samym podstawa prawna przetwarzania wynikająca z treści art. 6 ust. 1 lit. a RODO aktualizuje się w przypadku gdy zgoda została udzielona przy spełnieniu poniższych przesłanek:

• osoba której dane dotyczą jednoznacznie wyraziła zgodę, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego udzielenia zgody,
• zgoda została udzielona dobrowolnie,
• udzielona zgoda powinna być konkretna przez przekazanie w sposób zrozumiały, wyraźny i precyzyjny celu oraz zakresu przetwarzania,
• osoba której dane dotyczą posiada wszystkie informacje na temat celu, zakresu i kontekstu przetwarzania danych osobowych, których dotyczy zgoda.

4. W zakresie „jednoznacznego wyrażenia zgody” należy wskazać, że powinno to nastąpić poprzez łatwe do określenia i wyodrębnienia zachowanie lub oświadczenie osoby której dane dotyczą. Z kolei dobrowolne udzielenie zgody, oznacza sytuację w której osoba której dane dotyczą, wyraża zgodę nieprzymuszona okolicznościami, tzn. w wypadku niewyrażenia zgody nie spotkają jej negatywne konsekwencje. RODO stanowi, że jeżeli osobie, której dane dotyczą, nie przysługuje rzeczywista możliwość wyboru, czuje się ona zmuszona do wyrażenia zgody lub poniesie negatywne konsekwencje w przypadku jej niewyrażenia, zgoda będzie nieważna[2].

Konkretny charakter zgody oznacza, że treść oświadczenia składanego przez osobę której dane dotyczą, powinna odpowiadać zakresowi i celowi zgody na przetwarzanie danych. Składane oświadczenie nie powinno być ogólnikowe, w którym brak wskazania katalogu danych i celu w jakim mają być przetwarzane. Koresponduje to z zasadą ograniczenia celu (art. 5 ust. 1 lit. b RODO). Dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.

W chwili wyrażenia zgody, osoba której dane dotyczą, powinna mieć zapewniony dostęp do informacji o przetwarzaniu jaki zapewni świadome wyrażenie zgody na przetwarzanie. Minimalny zakres danych umożliwiających świadome wyrażenie zgody tożsamość administratora oraz zamierzone cele przetwarzania danych osobowych.

5. Uzupełnieniem wymagań dla skutecznego wyrażenia zgody określonego powyżej jest art. 7 RODO, jaki obejmuje warunki wyrażenia zgody. Dla skuteczności zgody wyrażonej przy nagrywaniu istotne będą dwie przesłanki:

• w pierwszej kolejności administrator musi być w stanie wykazać udzielenie zgody, poprzez postawienie wyraźnego wyboru – na przykład naciśnięcie odpowiedniej liczby na telefonie,
• kolejno zgodnego z prawem przetwarzania znaczenie będzie miało spełnienie warunków wynikających z art. 7 ust. 3 RODO, obejmujących informację o prawie do wycofania zgody. Taka informacja musi zostać przekazana przed wyrażeniem zgody przez osobę której dane dotyczą w formie przekazanego komunikatu, można także zawrzeć taką informację w formie pisemnej w miejscu gdzie dostępny jest numer kontaktowy.

6. Podsumowując, chcąc zachować możliwość nagrywania dzwoniących interesantów podmioty publiczne będą musiały zweryfikować procedurę w jakiej rozmowy zostają nagrywane, w szczególności mając na względzie skuteczne wyrażenie zgody przez osoby których dane zamierzają przetwarzać, wedle opisanych kryteriów.

[1] BIULETYN UODO Nr 11/11/23 (s. 15),

[2] Wytyczne 05/2020 dotyczące zgody na mocy rozporządzenia 2016/679,