Ryzyko zakwestionowania outsourcingu pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy outsourcer nie świadczy samodzielnej usługi, lecz ogranicza się do udostępnienia pracowników do pracy na rzecz klienta.

Organy kontrolne analizują nie tyle zapisy umowy, co faktyczny sposób wykonywania współpracy. W szczególności badają, kto w praktyce:

• kieruje pracownikami (wydaje bieżące polecenia, ustala czas i miejsce pracy),
• organizuje proces pracy (grafiki, nadzór, narzędzia, materiały),
• ponosi ryzyko gospodarcze związane z realizacją usług.

Jeżeli te elementy znajdują się po stronie zamawiającego, nawet najlepiej skonstruowana umowa o „outsourcing usług produkcyjnych” może zostać uznana za pozorną. W efekcie współpraca zostanie zakwalifikowana jako outsourcing pracowniczy.

1. Precyzyjny przedmiot umowy

Umowa powinna jasno opisywać przejęcie konkretnego procesu lub etapu produkcji, a nie „udostępnienie pracowników”.

2. Samodzielna organizacja pracy przez outsourcera

Outsourcer powinien posiadać własnych brygadzistów lub kierowników, samodzielnie układać grafiki i nadzorować personel.

3. Rozliczenie za efekt, nie za czas pracy

Preferowane są modele rozliczeń za rezultat (np. liczba gotowych elementów, jakość usługi), a nie wyłącznie za roboczogodziny.

4. Ryzyko gospodarcze po stronie outsourcera

Outsourcer powinien odpowiadać za wady usług, reklamacje czy kary umowne, a nie pełnić jedynie rolę „dostawcy ludzi”.

5. Własne zasoby i wyraźne oddzielenie zespołów

Tam, gdzie to możliwe, outsourcer powinien korzystać z własnych narzędzi, odzieży roboczej i oznaczeń, a jego pracownicy nie powinni być włączani w strukturę organizacyjną klienta.

6. Brak podporządkowania pracowników outsourcera zamawiającemu

Polecenia powinny być przekazywane wyłącznie przez kadrę zarządzającą outsourcera, a nie bezpośrednio przez przedstawicieli klienta.