Wejście w życie ustawy z 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych przyniosło zmianę, która na pierwszy rzut oka wydaje się głównie techniczna. Zrezygnowano bowiem z klasycznego modelu rejestracji na rzecz systemu elektronicznej ewidencji. W praktyce jednak zmiana ta ma znacznie głębsze konsekwencje – szczególnie teraz, w okresie przejściowym.

Od 13 grudnia 2025 r. funkcjonujemy bowiem w swoistej „próżni organizacyjnej”. Dotychczasowy rejestr już nie istnieje, natomiast Krajowa Ewidencja Układów Zbiorowych Pracy, dalej jako „KEUZP”, dopiero powstanie – ustawodawca przewidział na to aż dwa lata. W efekcie obowiązki związane ze zgłaszaniem układów i porozumień są realizowane, ale w trybie tymczasowym, za pośrednictwem ministra właściwego do spraw pracy.

To pozornie drobne przesunięcie ma bardzo konkretny skutek praktyczny. Wciąż spotykamy postanowienia odwołujące się do „rejestracji” układu albo uzależniające jego wejście w życie od wpisu do KEUZP. Tymczasem – upraszczając – nie ma już czegoś takiego jak rejestracja, a KEUZP jeszcze nie funkcjonuje. W obecnym stanie prawnym punktem odniesienia jest wyłącznie prawidłowe zgłoszenie.

To z kolei prowadzi do drugiej, istotnej zmiany, która dotyczy samego momentu wejścia w życie układów i protokołów dodatkowych. Ustawa przesądza, że nie może to nastąpić wcześniej niż w dniu prawidłowego zgłoszenia. W praktyce oznacza to, że nie tyle data podpisania dokumentu ma znaczenie, ile moment, w którym zgłoszenie spełnia wszystkie wymogi formalne. Jeżeli zabraknie któregokolwiek z elementów – choćby cyfrowego odwzorowania dokumentu – skutki prawne pojawią się dopiero po uzupełnieniu braków.

Rozwiązanie to ma swoją logikę, choć bywa zaskakujące dla praktyków. W skrajnych przypadkach jeden brakujący załącznik może przesunąć moment wejścia w życie całego porozumienia. Ustawodawca pozostawił jednak furtkę – dopuszczalne jest nadanie mocy wstecznej, o ile postanowienia są korzystniejsze dla pracowników. Jak to często bywa w prawie pracy, zasada ochrony pracownika stanowi tu wyraźną przeciwwagę dla formalizmu.

Osobnego komentarza wymagają porozumienia zbiorowe, które – obok układów – zostały objęte nowym systemem ewidencji. Ustawodawca zdecydował się na bardzo szerokie ujęcie tego pojęcia. W katalogu znajdują się zarówno porozumienia wynikające wprost z Kodeksu pracy, dalej „k.p.”, jak i te zawierane w sytuacjach kryzysowych, w toku sporów zbiorowych czy przy zwolnieniach grupowych. Co więcej, ewidencjonowane mogą być również porozumienia nieoparte bezpośrednio na ustawie – choćby typowe porozumienia „postrajkowe” dotyczące wynagrodzeń. I tak wśród porozumień, które ma na myśli ustawodawca mamy np.:

• zawieszeniu stosowania przepisów prawa pracy, jeżeli jest to uzasadnione kondycją finansową pracodawcy (art. 9¹ k.p.);

• stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia (art. 231a k.p. ), które jest drugim z porozumień zbiorowych zawieranych w związku ze złą sytuacją finansową pracodawcy;

• zawierane w związku z przejściem zakładu pracy na nowego pracodawcę – art. 261 ust. 3 ustawy z dnia 26 maja 1991 r. o związkach zawodowych, dalej „u.z.z.”;

• w sprawie zasad wykonywania pracy zdalnej (art. 67²⁰ k.p.);

• stosowaniu przerywanego czasu pracy – art. 139 k.p.;

• przedłużeniu okresu rozliczeniowego czasu pracy – art. 150 § 3 k.p.;

• w sprawie wykazu prac w porze nocnej – art. 151⁷ § 4 k.p.;

• zawierane w związku z prowadzeniem sporu zbiorowego w trybie ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o rozwiązywaniu sporów zbiorowych, zwanej dalej „u.r.s.z.”, a więc:

• porozumienie po zakończeniu rokowań (art. 9 u.r.s.z.),

• porozumienie zawierane po zakończeniu mediacji (art. 14 u.r.s.z.),

• porozumienie zawierane w postępowaniu przed kolegium arbitrażu społecznego (art. 16 u.r.s.z. w związku z § 9 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 16 sierpnia 1991 r. w sprawie trybu postępowania przed kolegiami arbitrażu społecznego),

• tzw. porozumienie postrajkowe (art. 9 lub art. 14 w związku z art. 17 u.r.s.z.),

• w sprawie zwolnień grupowych (art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Na tym tle szczególnie istotne jest jednak jedno zastrzeżenie, które łatwo przeoczyć. Ustawa konsekwentnie odnosi się do porozumień zawieranych ze związkami zawodowymi. To oznacza, że porozumienia zawarte wyłącznie z przedstawicielami pracowników – nawet jeżeli w praktyce pełnią podobną funkcję – nie podlegają ewidencji. W efekcie powstaje wyraźna linia podziału między formalnym dialogiem ze stroną związkową a innymi formami uzgodnień wewnątrzzakładowych.

Nie można też pominąć znaczenia samego zgłoszenia. W obecnym modelu nie jest to już czynność o charakterze czysto ewidencyjnym. Przeciwnie – brak zgłoszenia powoduje, że porozumienie lub jego zmiana nie wywołują skutków prawnych. Zgłoszenie musi przy tym spełniać określone wymogi formalne i zostać dokonane w formie elektronicznej, z użyciem kwalifikowanego podpisu lub podpisu zaufanego. Co ciekawe, organ w osobie Ministerstwa nie weryfikuje treści merytorycznej dokumentu – jego rola ogranicza się do sprawdzenia poprawności formalnej i nadania numeru.

Na tle tych nowych obowiązków pewnym ułatwieniem – przynajmniej na razie – jest zawieszenie obowiązku corocznego raportowania danych dotyczących liczby pracowników objętych układami i porozumieniami. Obowiązek ten powróci dopiero wraz z uruchomieniem KEUZP.

Całość zmian można więc podsumować w sposób dość prosty: ustawodawca nie tyle ograniczył formalności, ile je przedefiniował. W miejsce rejestracji pojawiło się zgłoszenie, które stało się warunkiem skuteczności aktów zbiorowego prawa pracy. Okres przejściowy dodatkowo komplikuje sytuację, bo wymaga funkcjonowania „bez systemu”, który dopiero powstanie.

W praktyce oznacza to jedno – warto uważnie przyglądać się nie tylko treści zawieranych porozumień, ale również temu, w jaki sposób i kiedy są one zgłaszane. W obecnym stanie prawnym to właśnie ten – pozornie techniczny – element może mieć znaczenie rozstrzygające.

Jeśli potrzebują Państwo wsparcia prawnego w zakresie prawa pracy – zapraszamy do kontaktu z Kancelarią.