Rozporządzenie z dnia 18 października 2023 r. zmieniające, rozporządzenie z dnia 1 grudnia 1998 r. dotyczące bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, zostało ogłoszone w dniu 2 listopada 2023 r.

Pracodawca ma 6 miesięcy od daty wejścia w życie tego rozporządzenia tj. od dnia 17 listopada 2023 r. na dostosowanie stanowisk do zmienionych wymogów. Termin na wdrożenie upłynie w maju 2024 r.

Zakres zmian określa załącznik do rozporządzenia „MINIMALNE WYMAGANIA BEZPIECZEŃSTWA I HIGIENY PRACY ORAZ ERGONOMII, JAKIE POWINNY SPEŁNIAĆ STANOWISKA PRACY WYPOSAŻONE W MONITORY EKRANOWE”.

Należy jednak zwrócić uwagę na korektę samej definicji stanowiska pracy w treści rozporządzenia, rozumianą jako – przestrzeń pracy wraz z:
a) wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika,
b) krzesłem i stołem,
c) opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.

Zmiany dotyczą wszystkich pracowników, którzy co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy korzystają z systemów przenośnych – czyli z laptopów.

Stanowisko pracy powinno być wówczas wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.

Przepisów rozporządzenia nie stosuje się do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Zmiany dotyczą pracowników niezależnie od tego czy pracują z biura czy z domu.

W odniesieniu do pracowników pracujących z biura, te dodatkowe elementy wyposażenia stanowiska pracy (monitor lub podstawka pod laptopa, podnóżek na życzenie pracownika, dodatkowa klawiatura, mysz) obciążają w całości pracodawcę.

Jeśli chodzi o pracowników pracujących zdalnie, przeważa stanowisko, że jeśli pracownik oświadczy, że jego miejsce pracy spełnia wymogi bhp i ma wszystkie potrzebne narzędzia i elementy wyposażenia stanowiska pracy, to pracodawca nie musi mu zapewniać dodatkowego wyposażenia. Wtedy wypłaca jednak ryczałt w większej kwocie. Po stronie Pracodawcy jest więc konieczność przeliczenia wysokości ryczałtu i uwzględnienie kosztów monitora/podstawki, klawiatury i myszy, ewentualnie podnóżka i uchwytu na dokumenty. Jeżeli pracodawca nie przeliczy na nowo ryczałtu, naraża się w przypadku kontroli na zarzut, że  wypłacał ryczałt w zaniżonej wysokości. Wypłata ryczałtu lub zapewnienie dodatkowych elementów wyposażenia nie dotyczy pracy zdalnej okazjonalnej, gdzie koszty są po stronie pracownika.

Zatem w zakresie obowiązków pracodawcy leży:
1. Dla pracowników „stacjonarnych”- obowiązek zapewnienia dodatkowego wyposażenia laptopów, zgodnie z wymogami zmienionego rozporządzenia,
2. Dla pracowników „zdalnych”- obowiązek zapewnienia dodatkowego wyposażenia laptopów, zgodnie z wymogami zmienionego rozporządzenia lub podniesienia kwoty ryczałtu.

Istotną zmianą jest również dofinansowanie do szkieł kontaktowych, które pracodawca zapewnia od 17 listopada 2023 r.