W dniu 1 maja 2026 r. zaczęły obowiązywać u pracodawców niebędących jednostką sektora finansów publicznych (dalej „prywatnych pracodawców”) przepisy dodane do Kodeksu pracy, a dotyczące wliczania do okresu zatrudnienia okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej i inne okresy aktywności zawodowej wymienione w art. 302¹ Kp. Dalej w treści artykułu) okresy wymienione w art. 302¹ Kp nazywam też „nowymi okresami”.

Przepisy art. 302¹ – art. 302² dodane do Kodeksu pracy ustawą z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r., poz. 1423 – dalej „ustawa zmieniająca”) w stosunku do pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych stosuje się już od 1 stycznia 2026 r. Pierwsze miesiące stosowania pokazały, jak niedoskonałe są zapisy tej nowej regulacji. Pojawił się szereg pytań, na które próbowało odpowiedzieć Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (https://www.gov.pl/web/rodzina/staz-pracy-qa), było też wiele zaskoczeń dla pracodawców, zwłaszcza w zakresie konsekwencji finansowych wprowadzonych przepisów dla budżetów jednostek sektora finansów publicznych.

Zgodnie z art. 302¹ Kp do okresu zatrudnienia są wliczane na równi z innymi okresami zatrudnienia następujące okresy (dalej „nowe okresy”):

1)

okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności, o której mowa w art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą tę działalność, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe;

2)

okresy:

a)

wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,

b)

wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej,

c)

pozostawania przez osobę fizyczną osobą współpracującą z osobą, o której mowa w pkt. a)-b) jw.,

d)

pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,

e)

pozostawania przez osobę fizyczną członkiem spółdzielni kółek rolniczych

– w których ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;

3)

udokumentowane okresy, o których mowa w pkt. 1-2 jw, w których osoba fizyczna nie polegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów;

4)

okres:

a)

o którym mowa w art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236, z późn. zm.), w którym osoba fizyczna podejmująca działalność gospodarczą nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (tzw. „ulga na start”);

b)

pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną wymienioną w pkt a) jw., za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.

5)

okres zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą, o której mowa w art. 8 ust. 6 pkt. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

6)

okres sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

7)

udokumentowany okres wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą.

Powyższe okresy wliczane są u wszystkich pracodawców, podstawą do zaliczenia w/w okresów do okresu zatrudnienia jest przede wszystkim zaświadczenie wydane przez ZUS o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z danego tytułu, o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym albo o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego. Zaświadczenie takie ZUS wydaje pracownikowi na jego wniosek złożony elektronicznie.

Jedynie w przypadku wskazanym powyżej w pkt. 3 ustawodawca nie narzucił sposobu dokumentowania tego okresu, co rodzi szereg pytań i wątpliwości, o czym poniżej.

W przypadku nakładania się okresów, o których mowa powyżej w pkt. 1-7, lub nakładania się tych okresów na okres pozostawania w stosunku pracy, do okresu zatrudnienia wlicza się okres najkorzystniejszy dla osoby, której okresy będą podlegały wliczeniu do okresu zatrudnienia.

Ten trochę przydługi wstęp był potrzebny, żeby w dalszej części artykułu pokazać niektóre problemy, które mogą pojawić się na gruncie stosowania nowych regulacji.

Już w tym zakresie pojawia się swoiste niedopowiedzenie. Przepisy wprowadzające zawarte w ustawie zmieniającej pośrednio dzielą pracowników na tych, którzy pozostają w zatrudnieniu w dniu wejścia w życie nowych przepisów i tych, którzy w tym dniu nie są w zatrudnieniu lub zmienią pracodawcę po tym dniu

Pracownicy zatrudnieni u prywatnego pracodawcy w dniu 1 maja 2026 r. mogą domagać się zaliczenia nowych okresów do okresu zatrudnienia w terminie 24 miesięcy, tj. do dnia 30 kwietnia 2028 r., przedkładając dokumenty potwierdzające te okresy. Jeżeli pracownik nie zdąży w tym okresie udokumentować pracodawcy nowych okresów, nie będzie mógł skutecznie domagać się zaliczenia tych okresów do okresu zatrudnienia, ale tylko u tego pracodawcy – wynika to wprost z treści art. 5 ust. 3 ustawy zmieniającej. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca – niejako z „dobrej woli” – uznał spóźnione dokumenty i zaliczył pracownikowi wynikający z nich okres do okresu zatrudnienia, może jednak odmówić.

Pracownicy, który w dniu 1 maja 2026 r. nie są w zatrudnieniu, albo jeśli zmienili pracodawcę po tym dniu, teoretycznie mają nielimitowany czas na udokumentowanie nowych okresów. Ponieważ, sytuacja taka nie jest to wprost uregulowana w ustawie zmieniającej, należy przyjąć, że w tym przypadku będą miały zastosowanie ogólne zasady dokumentowania zatrudnienia – pracownik w każdym czasie, nie tylko w momencie nawiązania stosunku pracy, może „donieść” pracodawcy dodatkowe dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia.

Powyższe rozróżnienie pracowników ma też swój wymiar finansowy dla pracodawców, albowiem przepisy wprowadzające zawarte w ustawie zmieniającej wskazują, że w przypadku prywatnych pracodawców uprawnienia pracownicze wynikające z wliczenia okresów, o których mowa w art. 302¹ § 1-7 Kp, do okresu zatrudnienia przysługują od dnia nabycia prawa do tych uprawnień, ale nie wcześniej niż od dnia 1 maja 2026 r.

Żeby wyjaśnić, co to oznacza dla prywatnych pracodawców, musimy znowu przeanalizować sytuację pracowników zatrudnionych w dniu 1 maja 2026 r. i tych, którzy zatrudnią się po tym dniu.

Jak już wskazano pracownicy zatrudnieni u prywatnego pracodawcy w dniu 1 maja 2026 r., mają 24 miesiące na udokumentowanie nowych okresów. Jeśli taki pracownik przyniesie pracodawcy odpowiednie zaświadczenie z ZUS np. w styczniu 2027 r., pracodawca będzie musiał uwzględnić okres wynikający z zaświadczenia wstecznie, ale nie musi się cofać dalej niż do dnia 1 maja 2026 r.

Przykład:

Pracownik zatrudniony u prywatnego pracodawcy w dniu 1 maja 2026 r. przedłożył pracodawcy w dniu 11 stycznia 2027 r. zaświadczenie z ZUS dokumentujące okres wykonywania działalności gospodarczej. Pracodawca wypłaca dodatek stażowy na podstawie obowiązującego u niego regulaminu pracy. Do stażu uprawniającego do dodatku stażowego regulamin pracy nakazuje wliczać każde wcześniejsze zatrudnienie, a nie tylko zatrudnienie u tego pracodawcy. Prawo do dodatku stażowego nabywa się po przepracowaniu 10 lat. W skutek udokumentowania nowych okresów zaświadczeniem ZUS pracownik we wrześniu 2025 r. przekroczyłby 10 letni okres zatrudnienia. Czy powinien otrzymać „wyrównanie” dodatku stażowego za cały okres już od września 2025 r.?

Odpowiedź:

Nie. Pracownik nabywa prawo do dodatku stażowego najwcześniej 1 maja 2026 r. i jeśli w samym regulaminie pracy obowiązującym u tego pracodawcy nie ma innych zapisów, to należy wyrównać dodatek stażowy od dnia 1 maja 2026 r.

Natomiast w przypadku pracowników, którzy zatrudnią się po 1 maja 2026 r., prawo do zaliczenia nowych okresów do okresu zatrudnienia oraz prawo do domagania się wyrównania świadczeń z tym związanych musi być rozpatrywane inaczej. Oprócz zasady zawartej w art. 6 pkt. 2 ustawy zmieniającej należy wziąć pod uwagę moment nawiązania stosunku pracy oraz 3-letni termin przedawnienia roszczeń związanych ze stosunkiem pracy.

Przykład:

Pracownik zatrudniony u prywatnego pracodawcy od dnia 1 czerwca 2026 r. przedłożył pracodawcy w dniu 11 stycznia 2027 r. zaświadczenie z ZUS dokumentujące okres wykonywania działalności gospodarczej. Pracodawca wypłaca dodatek stażowy na podstawie obowiązującego u niego regulaminu pracy. Do stażu uprawniającego do dodatku stażowego regulamin pracy nakazuje wliczać każde wcześniejsze zatrudnienie, a nie tylko zatrudnienie u tego pracodawcy. Prawo do dodatku stażowego nabywa się po przepracowaniu 10 lat. W skutek udokumentowania nowych okresów zaświadczeniem ZUS pracownik we wrześniu 2025 r. przekroczyłby 10 letni okres zatrudnienia. Czy powinien otrzymać „wyrównanie” i za jaki okres?

Odpowiedź:

Skoro 10 letni okres zatrudnienia minął przed podjęciem zatrudnienia u pracodawcy, to pracownik może nabyć prawo do dodatku stażowego najwcześniej w dniu nawiązania stosunku pracy, czyli 1 czerwca 2026 r. i jeśli w samym regulaminie pracy obowiązującym u tego pracodawcy nie ma innych zapisów, to należy wyrównać dodatek stażowy od dnia 1 czerwca 2026 r.

Przykład:

Pracownik zatrudniony u prywatnego pracodawcy od dnia 1 czerwca 2026 r. przedłożył pracodawcy we wrześniu 2029 r. zaświadczenie z ZUS dokumentujące okres wykonywania działalności gospodarczej. Pracodawca wypłaca dodatek stażowy na podstawie obowiązującego u niego regulaminu pracy. Do stażu uprawniającego do dodatku stażowego regulamin pracy nakazuje wliczać każde wcześniejsze zatrudnienie, a nie tylko zatrudnienie u tego pracodawcy. Prawo do dodatku stażowego nabywa się po przepracowaniu 10 lat. W skutek udokumentowania nowych okresów zaświadczeniem ZUS pracownik we wrześniu 2025 r. przekroczyłby 10 letni okres zatrudnienia. Czy powinien otrzymać „wyrównanie” i za jaki okres?

Odpowiedź:

Skoro 10 letni okres zatrudnienia minął przed podjęciem zatrudnienia u pracodawcy, to pracownik może nabyć prawo do dodatku stażowego najwcześniej w dniu nawiązania stosunku pracy, czyli 1 czerwca 2026 r., ale biorąc pod uwagę trzyletni okres przedawnienia roszczeń, pracodawca będzie zobowiązany do wyrównania dodatku stażowego za 3 lata wstecz przed przedłożeniem zaświadczenia z ZUS, a nie od 1 czerwca 2026 r.

Jak już wskazano wyżej – poważne wątpliwości pojawiają się w sytuacji, kiedy okresy wymienione w art. 302¹ § 1-2 Kp nie podlegały ubezpieczeniom społecznym, nie rodziły obowiązku odprowadzania składek, ani przepisy nie przewidywały zgłaszania takiego okresu do ZUS, a mogłyby być zaliczone do okresu zatrudnienia zgodnie z art. 302¹ § 3 Kp. (np. okres zwolnienia od składek, okres, kiedy umowa zlecenia nie podlega ubezpieczeniom społecznym, albowiem zleceniobiorca podlegał ubezpieczeniom z innego tytułu, umowy zlecenia sprzed 1999 r. itp.).

W tym miejscu warto wskazać na kilka zasad mogący pomóc prywatnym pracodawcom, jeśli przyjdzie im zmierzyć się z wnioskiem pracownika o zaliczenie okresu, o którym mowa w art. 302¹ § 3 Kp do okresu zatrudnienia:

a)

to na pracowniku ciąży obowiązek wykazania istnienia podstaw do zaliczenia danego okresu do okresu zatrudnienia;

b)

nie ma znaczenia czy w tym okresie osoba wykonywała pracę (świadczyła usługi) w pełnym wymiarze czasu pracy – zaliczeniu podlega okres, a nie wymiar czasu pracy;

c)

nie ma znaczenia czy praca (usługi) były wykonywane przez cały miesiąc czy tylko w niektórych dniach – np. umowa zlecenia zawarta na 1 m-c, ale de facto usługi nią objęte mogły być faktycznie wykonywane przez kilka dni w miesiącu. Nie ma podstaw do zagłębiania się w takie szczegóły, przepisy mówią o okresie, a nie o ilości wykonanych usług, poza tym przy umowach zlecenia co do zasady zleceniobiorca decyduje o tym kiedy (w jakich godzinach, dniach) usługi są wykonywane;

d)

jeśli pracodawca ma wątpliwości, czy dany okres podlega zaliczeniu – może odmówić, a pracownik może wystąpić na drogę sądową.

Zasady zaliczania nowych okresów i problemy z nimi związane będą różne u różnych pracodawców, z uwagi na fakt, że wielu z pracodawców ma swoje wewnętrzne zasady przyznawania różnych świadczeń niewynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa (np. dotyczące dodatków stażowych, nagród jubileuszowych). Z wewnętrznych regulaminów wynagradzania może bowiem wynikać, że do okresu uprawniającego do nabycia danego uprawnienia wlicza się tylko okresy zatrudnienia tego pracodawcy. W takim przypadku może się okazać, że nowe okresy nie zostaną wliczone.