Już od 10 grudnia 2023 r. pierwsza grupa podmiotów zostanie obowiązana do stosowania mechanizmu e-doręczenia. W niedawnym komunikacie ministra cyfryzacji ogłoszono ten termin jako termin wdrożenia przedmiotowych rozwiązań technicznych, obligujących:

• ZUS,
• KRUS,
• NFZ,
• organy administracji rządowej,
• jednostki samorządu terytorialnego,
• zawody zaufania publicznego (np. adwokacji, radcowie prawni, komornicy itp.),
• nowych przedsiębiorców wpisywanych do Krajowego Rejestru Sądowego (co istotne, do 10 marca 2024 taki obowiązek wchodzi w życie dla spółek wpisanych do 10 grudnia 2023 r.),

– do powszechnego doręczania i odbierania korespondencji poprzez dedykowane elektroniczne skrzynki (e-skrzynki). Nowy obowiązek wprowadzi zatem istotne zmiany dla każdego przedsiębiorcy.

Ustawa o doręczeniach elektronicznych weszła w życie ponad rok temu i miała na celu usprawnić szereg procesów administracyjnych, w tym poprzez zastąpienie tradycyjnej korespondencji w kontaktach z organami administracji oraz podmiotami gospodarczymi. Przepisy miały pozwolić na prowadzenie korespondencji bez względu na miejsce zamieszkania/siedzibę, ograniczenie kosztów oraz przyspieszenie trwających postępowań. Obowiązujące jednak regulacje nie nakładały na wszystkich zainteresowanych obowiązku posiadania e-skrzynek, dlatego też przepisy te były poniekąd martwe. W obliczu natomiast wystosowania przez resort cyfryzacji przedmiotowego komunikatu, e-doręczenia staną się obowiązującą regułą.

Co istotne, pomimo obowiązku utworzenia skrzynki do e-doręczeń, aktualne przepisy ustawy nie przewidują żadnych sankcji za brak dostosowania się do nowych regulacji, nie można natomiast wykluczyć, że w przyszłości takowe się nie pojawią.

Aktualnie, w przypadkach braku założenia odpowiedniej skrzynki e-doręczeniowej, ustawa przewiduje tzw. usługę hybrydową, polegającą na doręczeniu korespondencji poprzez drukowanie i dostarczanie elektronicznych listów przez operatora – Pocztę Polską. Niemniej jednak, drukowana forma dokumentu podpisanego elektronicznie powoduje, iż dokument nie będzie opatrzony podpisem elektronicznym, co z kolei uniemożliwi skuteczną jego weryfikację pod kątem autentyczności, np. przez banki czy organy administracji publicznej. W konsekwencji zatem, posługiwanie się takim dokumentem w obrocie może okazać się niemożliwe. W szczególności problematyczne, a wręcz niemożliwe, dla podmiotów nieposiadających skrzynek do e-doręczeń, może okazać się świadczenie niektórych usług przez instytucje finansowe, czy też ubezpieczeniowe.

Celem uzyskania adresu e-doręczeń oraz dedykowanej skrzynki na platformie e-doręczeń, konieczne jest złożenie odpowiedniego elektronicznego wniosku oraz uzyskanie wpisu w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE), która jest publicznym rejestrem prowadzonym przez ministra cyfryzacji. Uzyskanie wpisu adresu w rejestrze BAE jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na dostarczanie przez organy administracji korespondencji wyłącznie w formie elektronicznej. Proces rejestracji odbywa się w sposób elektroniczny na platformie rządowej.