RDF po zmianach – co trzeba wiedzieć?
Już wkrótce przedsiębiorcy będą zatwierdzać sprawozdania finansowe za 2025 rok, odbywać zwyczajne zgromadzenia wspólników, a następnie zgłaszać dokumenty finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego.
Tymczasem, od 23 lutego 2026 r. funkcjonuje nowy system umożliwiający dokonywanie zgłoszeń. Mimo że większość zmian ma charakter techniczny, warto zwrócić uwagę na praktyczne różnice dotyczące podpisywania dokumentów.
Zasady zgłaszania dokumentów finansowych
Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) to system, za pomocą którego przedsiębiorcy zarejestrowani w Krajowym Rejestrze Sądowym składają dokumenty finansowe.
Zgodnie z art. 69 ust. 1 Ustawy o rachunkowości:
Kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym:
1) roczne sprawozdanie finansowe,
2) sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego, jeżeli podlegało ono badaniu,
3) odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
4) sprawozdanie z działalności – w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1,
5) sprawozdanie z atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju – w przypadku jednostek, o których mowa w art. 63r ust. 1
– w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
Zgodnie z art. 53 ust. 1 Ustawy o rachunkowości: Roczne sprawozdanie finansowe jednostki, z zastrzeżeniem ust. 2b, podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.
Z kolei dzień bilansowy to zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości – data, na którą jednostka sporządza sprawozdanie finansowe, zamykając księgi rachunkowe.
Najczęściej jest to dzień 31 grudnia, w związku z czym, sprawozdanie finansowe zatwierdza się w terminie do 30 czerwca, a zgłoszenie sprawozdania oraz pozostałych dokumentów finansowych do rejestru następuje w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania.
Oczywiście możliwe (i w praktyce występujące) są inne daty np. 30 czerwca. Wówczas terminy odpowiednio przesuwają się w czasie.
Zatem już wkrótce przedsiębiorcy będą składać za pomocą tego systemu dokumenty finansowe za rok obrotowy 2025 r.
O zmianach w RDF
Tymczasem, od 23 lutego 2026 r. funkcjonuje nowy system RDF. Jak informuje na swojej stronie internetowej Ministerstwo Sprawiedliwości – RDF zostało zbudowane w nowej architekturze informatycznej, co zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych danych oraz stabilność działania. System jest zintegrowany między innymi z podpisami elektronicznymi oraz innymi rejestrami sądowymi.
Główne zmiany wprowadzone w RDF mają charakter techniczny, natomiast warto zwrócić uwagę na jedną zmianę, która ma istotne znaczenie w dokonywaniu zgłoszeń.
Zgodnie z art. 19e ust. 2 Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym: Zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.
Ustęp 3 tego samego przepisu stanowi, że: Do zgłoszenia uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz podziale zysku lub pokryciu straty, jak również dokumentów, o których mowa w art. 69 ust. 1c, 1d, 3a i 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, a także sporządzonych do dnia 30 września 2018 r. innych dokumentów, o których mowa w art. 69 ust. 1, 1b, 1f, 1g i 3 tej ustawy, można dołączyć ich kopie podpisane w sposób określony w ust. 2.
Z powyższych przepisów wynika, że należy odróżnić podpisanie samego zgłoszenia do RDF od podpisania kopii niektórych dokumentów dołączanych do zgłoszenia. Zgłoszenie podpisuje co najmniej jedna osoba wskazana w art. 19e ust. 2 ustawy o KRS. Natomiast w przypadku dołączania kopii uchwał bądź postanowień o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego oraz o podziale zysku albo pokryciu straty, kopie te powinny zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym przez osobę uprawnioną.
W praktyce jest to istotna zmiana dla użytkowników RDF. Poprzedni system pozwalał na dołączanie skanów uchwał bez dodatkowego podpisu elektronicznego. Nowe RDF weryfikuje natomiast, czy załączane kopie zostały prawidłowo podpisane. Dlatego przed rozpoczęciem zgłoszenia warto upewnić się, że osoba dokonująca zgłoszenia ma odpowiedni podpis elektroniczny oraz ujawniony numer PESEL w KRS.
Jak się przygotować?
Jak widać, powyższe zmiany nie są obszerne, jednak stanowią istotną różnicę wobec dotychczasowego sposobu postępowania. W zasadzie kluczową sprawą jest to, by o tych zmianach odpowiednio wcześniej wiedzieć, tak aby nie zostać zaskoczonym w szczególności, kiedy zgłoszenie dokumentów jest dokonywane na granicy terminu i móc przygotować się do zmian.
Jeśli chcą Państwo uzyskać więcej informacji na temat zgłoszeń do RDF albo potrzebują Państwo wsparcia w tym zakresie – zapraszamy do kontaktu z Kancelarią.
Maciej Węglarz
Radca prawny
