Kontrola wykorzystywania zwolnienia lekarskiego pracownika przez firmę zewnętrzną

PUODO wypowiedział się także w kwestii kontroli przez pracodawcę nieobecności pracowników w pracy z powodu choroby lub konieczności sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny. Sprawę tę regulują ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich. Stosownie do art. 68 ust. 1 powołanej ustawy Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz płatnicy składek, o których mowa w art. 61 ust. 1 pkt 1 (tj. tacy, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych), są uprawnieni do kontrolowania ubezpieczonych co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem oraz są upoważnieni do formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.

Pracodawca uprawniony do kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy może taką kontrolę przeprowadzić sam lub upoważnić do tego swoich pracowników bądź zlecić jej przeprowadzenie podmiotowi zewnętrznemu.

Jeśli korzysta z tego ostatniego rozwiązania, ważne jest, by z podmiotem, któremu zleca takie zadanie, zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Pamiętać przy tym trzeba o poszanowaniu zasady minimalizacji danych w rozumieniu art. 5 ust. 1 lit. c RODO. W praktyce oznacza to m.in., że osobie kontrolującej nie można przekazać informacji o przyczynie wydania zwolnienia lekarskiego, a także nie ma ona prawa wymagać od osoby kontrolowanej podania informacji na temat swojego stanu zdrowia. Co ważne, pracodawca, który zlecił podmiotowi zewnętrznemu przeprowadzenie kontroli, nadal pozostaje administratorem danych osobowych swoich pracowników i jest odpowiedzialny za to, by były one przetwarzane zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Zaznaczyć też należy, że godnie z § 8 wymienionego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej osobie kontrolującej prawidłowość wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy płatnik składek wystawia imienne upoważnienie według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do rozporządzenia. Upoważnienie jest ważne łącznie z legitymacją pracowniczą albo dokumentem tożsamości, których numery powinny być podane w upoważnieniu. Uprawnia ono do wykonywania kontroli w miejscu zamieszkania, miejscu czasowego pobytu lub miejscu zatrudnienia osoby kontrolowanej.

Dopuszczalność takiego postępowania została potwierdzona w decyzji Prezesa UODO (ZSZZS.440.727.2018), który po rozpoznaniu wniesionej skargi uznał, że pracodawca, zlecając firmie zewnętrznej przeprowadzenie kontroli zasadności wykorzystania zwolnienia lekarskiego przez Skarżącą skorzystał z przysługującego mu uprawnienia określonego w art. 68 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz w § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich. Jak podkreślił, „kontrola została przeprowadzona przez podmiot, z którym Spółka [tj. pracodawca] (…) zawarła umowę określającą warunki współpracy w zakresie realizacji usług związanych z kontrolą dotyczącą absencji chorobowych pracowników i doradztwa w tym zakresie oraz umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. (…) W ocenie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie ma podstaw do stwierdzenia, iż dane osobowe Skarżącej były przetwarzane przez Spółkę [tj. pracodawcę] w sposób niezgodny z RODO. Skarżony proces znajdował bowiem oparcie w art. 28 RODO w zw. z przesłankami określonymi w art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO w zakresie tzw. zwykłych danych tj. imienia, nazwiska i adresu zamieszkania oraz art. 9 ust. 2 lit. b) RODO w zakresie danych dot. stanu zdrowia Skarżącej”.