1 kwietnia mija termin dla firm na założenie adresu do e-Doręczeń
W związku ze zbliżającym się terminem granicznym na założenie skrzynki do e-Doręczeń przypominamy, że firmy wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 roku będą miały formalny obowiązek jej posiadania od początku przyszłego miesiąca. Wcześniej obowiązek ten został nałożony na podmioty publiczne.
Docelowo nowy system ma zastąpić w całości dotychczasowe formy korespondencji z organami publicznymi.
Jak złożyć wniosek?
Wniosek można złożyć wyłącznie drogą elektroniczną. W tym celu należy udać się na stronę rządową oraz zalogować się do usługi Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy.
Do złożenia wniosku potrzebne są: dane firmy (w tym adres do korespondencji) i jej numer KRS, dane administratora (lub administratorów) skrzynki (imię, nazwisko i PESEL lub Identyfikator Europejski).
Należy ponadto pamiętać, że wniosek powinien być podpisany elektronicznie przez wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji firmy.
Jeśli wniosek składa pełnomocnik lub prokurent, to konieczne będzie załączenie podpisanego elektronicznie pełnomocnictwa wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej.
Co dalej?
Po złożeniu wniosku firma otrzyma wiadomość na podany adres e-mail informującą o decyzji – o jego założeniu lub o jego odrzuceniu. W przypadku odrzucenia wniosku przyczyny zostaną wskazane w przesłanej wiadomości. Do najczęstszych powodów odrzucenia należą niezgodność danych we wniosku z przesłanymi dokumentami, brak podpisu elektronicznego pełnomocnictwa lub niepoprawny numer NIP. Jeśli wniosek zostanie odrzucony, należy go poprawić i ponownie złożyć.
Urzędy automatycznie powezmą wiedzę o aktywnej skrzynce do e-Doręczeń danego podmiotu, więc nie ma potrzeby informowania ich o tym fakcie. Administrator skrzynki, jako osoba wyznaczona przez właściciela adresu, ma dostęp do wszystkich danych i może odbierać dokumenty, co wiąże się z rozpoczęciem biegu terminów; będzie także uprawniona do zarządzania nimi.
Zgodnie z przepisami e-Doręczenia są równoważne tradycyjnej przesyłce poleconej, a po 14 dniach od doręczenia korespondencji na adres e-Doręczeń, uznaje się ją za doręczoną, nawet jeśli adresat jej nie otworzy. Przedsiębiorcy ponoszą również koszty korespondencji, która odbywa się pomiędzy firmami lub między firmą a osobą fizyczną, pod warunkiem, że nie jest to korespondencja z podmiotem publicznym.
Jakie sankcje grożą za niewywiązanie się z obowiązku?
Z czysto prawnego punktu widzenia – żadne. Ustawa o doręczeniach elektronicznych na chwilę obecną nie przewiduje bezpośrednich sankcji za niedopełnienie tego obowiązku; mimo wszystko jednak radzimy go dopełnić, chociażby ze względu na potencjalne trudności w kontaktach z urzędami.
Kontakt
Jeśli jesteś przedsiębiorcą i szukasz wsparcia w zakresie prowadzonej działalności – zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem.
Michał Hankus
